Für Ingenieur- und Planungsbüros
Jede Stunde am richtigen Projekt. Jedes Projekt im Blick.
Projektzeiten, HOAI-Leistungsphasen, Nachkalkulation und Abrechnung – dazu Personal, Urlaub, Zeiterfassung, Azubis und Arbeitsschutz. In einer App, gehostet in Deutschland.
Jahreslizenz ab 79 € · Demo-Zugang sofort per E-Mail · keine Installation
🇩🇪 Server in Deutschland
📐 HOAI-Leistungsphasen
🧾 XRechnung & ZUGFeRD
📱 Handy, Tablet & PC
Für Ihr Büro
Gemacht für Büros, die nach Leistungsphasen arbeiten
Ob Tragwerk, TGA, Objektplanung oder Gutachten: Projekte werden nach HOAI-Leistungsphasen, pauschal oder nach Aufwand abgerechnet – je Projekt einstellbar.
Tragwerksplanung
Statik, Positionspläne, Schal- und Bewehrungspläne – Leistungsphasen nach § 51 HOAI.
Technische Ausrüstung
Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro – Anlagengruppen und Leistungsphasen nach § 55 HOAI.
Architektur & Objektplanung
Gebäude und Innenräume – Leistungsphasen 1 bis 9 nach § 34 HOAI.
Ingenieurbauwerke & Tiefbau
Brücken, Verkehrsanlagen, Wasserbau – Leistungsphasen nach § 43 HOAI.
Vermessung & Gutachten
Abrechnung nach Aufwand oder Pauschale, Stundennachweis für den Auftraggeber.
Technische Zeichner im Team
Technische Systemplaner, Bauzeichner und Azubis buchen ihre Stunden genauso einfach wie die Ingenieure.
Alles an einem Ort
Schluss mit Stundenzetteln in Excel
Stundenzettel, Urlaubslisten, Projekttabellen, Ordner mit Unterweisungen: HeadOffice bündelt, was sonst an zehn Stellen liegt – und rechnet mit.
Projekte & Projektzeiten
Projektuhr am Handy oder Tageszettel, je Projekt und Leistungsphase – mit Abgleich gegen die Anwesenheit.
Nachkalkulation
Stunden, Kosten, Leistungsstand und Ergebnis je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als E-Rechnung. Auf Anfrage.
Digitale Personalakte
Stammdaten, Verträge, Änderungen mit Historie, Zeugnisse und Dokumente – sauber abgelegt und schnell gefunden.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID, Stundenkonto und Monatsmeldung ans Lohnbüro.
Ausbildung
Digitales Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Projekte
Wohin geht die Zeit Ihres Teams?
Alle Projekte mit Stunden gegen Budget, Leistungsstand, Ergebnis und dem, was noch nicht abgerechnet ist. Auffällige Projekte sind markiert.
- HOAI-Vorlagen für Gebäude, Ingenieurbauwerke, Tragwerk und TGA
- Pauschale oder Aufwand je Projekt
- Team je Projekt, interne Projekte für Akquise und Fortbildung
- Stundensätze je Stufe, Mitarbeiter oder Projekt
Nachkalkulation
Die Stunden laufen davon? Sie sehen es rechtzeitig.
Je Leistungsphase rechnet HeadOffice den Leistungsstand gegen die verbrauchten Stunden. Liegt der Verbrauch deutlich über dem Fortschritt, gibt es eine Warnung – solange Sie noch nachsteuern oder einen Nachtrag stellen können.
- Kostensatz aus Gehalt, Arbeitgeberanteil und Gemeinkosten
- Fremdleistungen und Fahrten je Projekt
- Auslastung je Mitarbeiter: abrechenbar, intern, anwesend
Abrechnung
Abschlag nach Leistungsstand – mit zwei Klicks
Leistungsstand je Phase eintragen, Vorschau prüfen, Entwurf anlegen. Die Schlussrechnung zieht die Abschläge ab, der Stundennachweis wird mit archiviert.
- Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnung
- E-Rechnung nach EN 16931: ZUGFeRD und XRechnung
- Nichts wird doppelt abgerechnet
- Auf Anfrage – wir richten sie gemeinsam ein
Urlaubsplaner
Wer ist wann da? Auch kurz vor der Abgabe.
Der Planer zeigt Urlaub, Krankheit und Berufsschule – und warnt, bevor die Besetzung zu dünn wird.
- Urlaubsanspruch automatisch aus den Arbeitstagen
- Resturlaub aus dem Vorjahr mit Verfallsdatum und Erinnerung
- Mindestbesetzung und Ersthelfer
- Anträge per Handy – genehmigen mit einem Klick
- Neu: Ihr Team auf Ihrer Webseite – Fotos und Texte aus HeadOffice, nur mit Einwilligung
Für Ihr Team
Projektzeit buchen dauert zehn Sekunden
Ingenieure, Zeichner und Azubis starten die Projektuhr am Handy oder im Browser – Projekt und Leistungsphase wählen, fertig. Jeder sieht nur seine eigenen Daten.
- Projektuhr starten, wechseln, stoppen
- Stunden für die letzten Tage nachtragen
- Stempeln mit Face ID – die Projektuhr stempelt auf Wunsch mit
- Urlaub beantragen und Krankmeldung schicken
- Sie bestimmen, welche Bereiche Ihr Team sieht
- Berichtsheft für Azubis – direkt am Handy
Aus der Praxis entstanden
Gebaut für echte Betriebe – erweitert für Planungsbüros
HeadOffice ist in einem Betrieb mit zwei Standorten, Azubis und Aushilfen entstanden. Keine Software hat das Büro so abgebildet, wie es wirklich läuft – also haben wir sie selbst gebaut.
Für Ingenieur- und Planungsbüros haben wir HeadOffice um das erweitert, was dort zählt: Projekte mit Leistungsphasen, Projektzeiten, Stundensätze, Nachkalkulation und die Abrechnung mit E-Rechnung.
Faire Jahreslizenz
Sie zahlen nur, was Ihr Büro braucht
Die Basis mit Personalakte, Urlaub, Projekten und Nachkalkulation – dazu die Module, die zu Ihrem Büro passen. Der Preis richtet sich nach der Zahl Ihrer Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Muss ich etwas installieren?
Nein. HeadOffice läuft im Browser auf PC, Mac, Tablet und Handy. Wir betreiben die App für Sie auf Servern in Deutschland, inklusive Updates und täglicher Datensicherung.
Können wir nach HOAI abrechnen?
Ja. Für Gebäude, Ingenieurbauwerke, Tragwerksplanung und Technische Ausrüstung legt HeadOffice die Leistungsphasen mit den Prozentsätzen der HOAI 2021 an – als Vorschlag, den Sie je Vertrag anpassen. Daneben gibt es Pauschale und Aufwand.
Und wenn wir unsere Rechnungen woanders schreiben?
Kein Problem. Projekte, Projektzeiten, Stundennachweis und Nachkalkulation funktionieren ohne die Abrechnung. Die Abrechnung schalten wir nur auf Anfrage frei.
Wie kommen die Stunden in die Projekte?
Ihre Mitarbeiter starten am Handy oder im Browser die Projektuhr für Projekt und Leistungsphase oder tragen Stunden nach. Das Büro kann Zeiten erfassen, korrigieren und freigeben.
Ersetzt das die Arbeitszeiterfassung?
Mit dem Modul Zeiterfassung stempeln Ihre Mitarbeiter Kommen und Gehen; die Projektuhr kann mitstempeln. Ein Abgleich zeigt Tage, an denen Anwesenheit und Projektzeit auseinanderlaufen.
Wie kommen die Daten zu meinem Steuerbüro?
Die Monatsmeldung mit Stunden, Urlaub und Krankheit geht per E-Mail als PDF und CSV an Ihr Lohnbüro. Belege – und mit der Abrechnung auch Ihre Ausgangsrechnungen – werden an DATEV übergeben.
Nutzt HeadOffice künstliche Intelligenz?
Nur wenn Sie es möchten. Der KI-Assistent ist ein Zusatzmodul und ab Werk ausgeschaltet. So funktioniert es
Wem gehören die Daten?
Ihnen. Sie können jederzeit alles exportieren. Wir verarbeiten Personaldaten ausschließlich in Ihrem Auftrag und schließen dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.