📱 Für Ihr Team
Mein Bereich: das Portal für Ingenieure, Zeichner und Azubis
Projektzeit buchen, stempeln, Urlaub beantragen, krank melden, Dokumente lesen, Lohnabrechnung ansehen – Ihre Mitarbeiter erledigen das selbst, am eigenen Handy oder am Arbeitsplatz. Und jeder sieht nur seine eigenen Daten.
Auf einen Blick
Alles Wichtige auf einer Seite
Nach der Anmeldung sieht jeder Mitarbeiter Resturlaub, offene Anträge, neue Dokumente, sein Stundenkonto – und die Projektuhr mit seinen Projekten.
- Projektuhr starten und Leistungsphase wählen
- Stunden für die letzten Tage nachtragen
- Resturlaub, genommene und beantragte Tage
- Läuft auf jedem Handy, Tablet und PC – auf Wunsch als App auf dem Startbildschirm
- Sie bestimmen, welche Bereiche Ihre Mitarbeiter sehen – Ausgeschaltetes ist unsichtbar
Was Ihre Mitarbeiter selbst erledigen
Weniger Rückfragen im Büro
Welche Bereiche im Portal erscheinen, richtet sich nach den Modulen, die Sie gebucht haben. Die Basis ist immer dabei.
Projektzeit buchen
Projektuhr starten und stoppen oder Stunden nachtragen – mit Projekt, Leistungsphase und Tätigkeit.
Urlaub beantragen
Zeitraum wählen, HeadOffice rechnet die Tage aus – inklusive Feiertagen und Arbeitstagen. Sie genehmigen mit einem Klick.
Krankmeldung
Krank oder Kind krank mit voraussichtlichem Ende melden – Sie sehen die Lücke im Plan sofort.
Stempeln
Kommen, Pause, Gehen am eigenen Handy – bestätigt mit Face ID. Dazu Stundenkonto und Monatsnachweis.
Unterweisungen
Unterlagen zu Bildschirmarbeit, Brandschutz oder Baustellenbegehung lesen und bestätigen.
Berichtsheft
Azubis führen ihr Berichtsheft direkt im Portal – mit Lernfeldern und Inhalten des Ausbildungsrahmenplans.
Lohnunterlagen
Lohnabrechnungen erscheinen automatisch, sobald das Lohnbüro sie liefert – nach Jahren sortiert.
Weiterbildungen
Zertifikat fotografieren und einreichen – Sie prüfen und übernehmen es in die Qualifikationsmatrix.
Foto auf der Webseite
Die Einwilligung für Webseite, Bildschirm und Social Media unterschreibt jeder selbst – je Kanal. Ein Widerruf am Handy wirkt sofort.
Kalender-Abo
Urlaub und Termine automatisch im eigenen Kalender (iPhone, Android, Outlook).
Häufige Fragen
Fragen zum Mitarbeiter-Portal
Was sehen Mitarbeiter im Portal – und was nicht?
Jeder Mitarbeiter sieht ausschließlich seine eigenen Daten: Urlaub, Dokumente, Lohnunterlagen, Zeiten und Projektbuchungen. Daten von Kollegen, Gehälter anderer, Nachkalkulation oder Ihre Verwaltung bleiben verborgen.
Brauchen meine Mitarbeiter eine App?
Nein. Das Portal läuft im Browser. Wer möchte, legt es mit zwei Tipps als App auf den Startbildschirm.
Kostet jeder Zugang extra?
Nein. Zugänge für Ihre Mitarbeiter sind enthalten – der Preis richtet sich nur nach der Zahl Ihrer Mitarbeiter und den gebuchten Modulen.
Was passiert, wenn jemand das Büro verlässt?
Sie sperren den Zugang mit einem Klick. Die Unterlagen bleiben in der Personalakte, so wie es die Aufbewahrungsfristen verlangen.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.