🧾 Modul
Das kaufmännische Büro – ohne Ordnerwand
Belege scannen und an DATEV übergeben, E-Rechnungen empfangen, Verträge mit Kündigungsfristen überwachen und Lohnabrechnungen automatisch zuordnen.
ab 110 € im Jahr · zusätzlich zur Basis · je nach Mitarbeiterzahl
Beleg-Pool
Belege scannen, prüfen, weitergeben
Software-Rechnung, Plotservice, Tankquittung: per Handy-Scan, über Ihre eigene Beleg-Adresse oder per Upload. HeadOffice liest sie aus, stempelt und übergibt sie an DATEV oder Ihr Steuerbüro.
- Handy-Scan direkt nach dem Ortstermin
- Eigene Beleg-Adresse: Lieferanten und der Bürodrucker schicken direkt an HeadOffice
- Regeln je Absender: Belegart setzen und auf Wunsch automatisch an DATEV senden
- Nach dem Versand archiviert – mit Suche schnell wiedergefunden
Verträge
Lizenzen, Versicherungen, Miete – Fristen im Blick
Alle Verträge mit Laufzeit, Kosten und Kündigungsfrist: CAD- und Statik-Lizenzen, Berufshaftpflicht, Büromiete, Leasing, Mobilfunk. HeadOffice erinnert rechtzeitig.
- Kosten pro Monat und Jahr
- Kündigungsfristen mit Erinnerung
- Preishistorie und Preiserhöhungen
- Auswertung nach Kategorien
Außerdem dabei
Was sonst noch zum Büro gehört
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD empfangen, lesbar anzeigen, Summen prüfen – die Originaldatei bleibt unverändert archiviert.
Kontoabgleich
Kontoauszug als CAMT, MT940 oder CSV einlesen – Zahlungen ohne Beleg und Rechnungen ohne Zahlung sofort sichtbar.
Lohnarchiv
Lohnabrechnungen vom Lohnbüro landen automatisch beim richtigen Mitarbeiter – per E-Mail oder Scanner-Ordner.
Entgeltunterlagen 2027
Checkliste der Nachweise je Mitarbeiter und Export für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung.
Mehrere Firmen
Büro, Privat und Haus & Vermietung als getrennte Bereiche – mit eigenen DATEV-Adressen.
Beleg-Mini
Nur Belege und DATEV? Der günstige Einstieg ab 79 € im Jahr. Ansehen
So läuft es im Alltag
Belege, Lohn und Verträge – ohne Ordnerwand
Was früher in Pendelordnern zum Steuerbüro ging, erledigt HeadOffice nebenbei.
Beleg erfassen
Plotservice, Software-Rechnung oder Tankquittung mit dem Handy scannen, hochladen oder an Ihre Beleg-Adresse mailen. Die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus.
Prüfen und freigeben
Belege liegen im Pool zur Freigabe; Regeln ordnen Lieferanten automatisch zu. Freigegebene Belege gehen an DATEV Unternehmen online oder direkt an Ihr Steuerbüro.
Konto abgleichen
Kontoauszug als CAMT, MT940 oder CSV einlesen – HeadOffice findet Zahlungen ohne Beleg und Rechnungen ohne Zahlung.
Lohn und Verträge
Lohnabrechnungen werden den Mitarbeitern zugeordnet. CAD- und Statik-Lizenzen, Berufshaftpflicht und Büromiete melden sich rechtzeitig vor der Kündigungsfrist.
Häufige Fragen zu Belegen, Verträgen & Lohnarchiv
Muss mein Steuerberater etwas umstellen?
In der Regel nicht. Arbeitet er mit DATEV Unternehmen online, tragen Sie dessen Upload-Adressen je Belegart ein; sonst gehen die Belege per E-Mail an eine Adresse Ihres Steuerbüros – je Firma eigene.
Kann HeadOffice E-Rechnungen lesen?
Ja – XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt, lesbar angezeigt und gehen wie jeder andere Beleg weiter. Die Originaldatei bleibt unverändert archiviert.
Wie kommen die Lohnabrechnungen in die Personalakten?
Sammel-PDF hineinziehen oder die Mails des Lohnbüros automatisch erkennen lassen: HeadOffice ordnet jede Seite dem Mitarbeiter zu. Auf Wunsch sehen Mitarbeiter ihre Abrechnung in „Mein Bereich“.
Wir haben eine zweite Gesellschaft – was kostet das?
Mit der Multi-Firmen-Lizenz bekommt jede weitere selbständige Firma 50 % Nachlass auf den Lizenzpreis Ihrer Hauptfirma – mit eigener, getrennter Installation, einer Anmeldung und einem gemeinsamen Überblick. Mehr dazu auf der Preisseite.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.