⏱️ Modul
Arbeitszeit erfassen – im Büro, im Homeoffice und beim Ortstermin
Stempeln am eigenen Handy mit Face ID oder am Arbeitsplatz. Pausen, Stundenkonto und Monatsmeldung erledigt HeadOffice – und die Projektuhr stempelt auf Wunsch gleich mit.
ab 110 € im Jahr · zusätzlich zur Basis · je nach Mitarbeiterzahl
Handy
Kommen, Pause, Gehen – mit einem Tipp
Jeder stempelt am eigenen Handy oder im Browser am Arbeitsplatz. Jede Stempelung lässt sich mit Face ID oder Fingerabdruck bestätigen.
- Stundenkonto und Soll immer im Blick
- Vergessen zu stempeln? Nachtrag mit Freigabe
- Projektuhr starten stempelt „Kommen“, Feierabend stempelt „Gehen“
- Face ID prüft nur das Handy selbst – HeadOffice speichert keine biometrischen Daten
- Stempelwege frei wählbar: eigenes Handy, Büro-Tablet mit PIN, NFC-Sticker am Eingang oder RFID-Karte – einzeln oder kombiniert
Stundenkonten
Soll, Ist und Überstunden für alle
Die Übersicht zeigt je Mitarbeiter Soll, Ist, Urlaub und Krankheit, die Differenz und das Stundenkonto – mit Hinweisen auf fehlende Pausen oder offene Tage.
- Gleitzeit und Teilzeit mit eigenem Arbeitszeitplan
- Pausen nach Arbeitszeitgesetz automatisch
- Berufsschultage zählen als Arbeitszeit
Abgleich
Anwesenheit und Projektzeit passen zusammen
Mit Zeiterfassung und Projekten zusammen sehen Sie, an welchen Tagen gestempelte Anwesenheit und gebuchte Projektstunden auseinanderlaufen.
- Je Tag und Mitarbeiter
- Toleranz einstellbar
- Fehlende Projektbuchungen schnell gefunden
Monatsmeldung
Die Stunden gehen von allein ans Lohnbüro
Zum Stichtag schickt HeadOffice die Monatsmeldung mit Stunden, Urlaub, Krankheit und Änderungen als PDF und CSV an Ihr Lohnbüro.
- Automatisch am Stichtag oder per Knopfdruck
- Korrekturen werden protokolliert
- Minijobs: 7-Tage-Frist nach § 17 MiLoG im Blick
Häufige Fragen
Fragen zur Zeiterfassung
Ist Zeiterfassung im Büro Pflicht?
Ja – nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, auch bei Vertrauensarbeitszeit. Mehr dazu im Ratgeber.
Ersetzt die Projektzeit die Arbeitszeiterfassung?
Nein. Projektzeit sagt, wofür gearbeitet wurde; die Arbeitszeiterfassung, wann und wie lange. HeadOffice verbindet beides: Die Projektuhr kann mitstempeln, der Abgleich zeigt Abweichungen.
Was ist mit Azubis unter 18?
HeadOffice prüft Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit. Für Jugendliche gelten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz strengere Grenzen – die Berufsschultage stehen im Plan.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.