Arbeitszeit und Projektzeit im Planungsbüro: Was ist Pflicht?

Warum Zeiterfassung schon heute Pflicht ist

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten mit einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen System“ messen müssen (Rechtssache C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt – über das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, Beschluss 1 ABR 22/21).

Für Ihr Büro heißt das: Die Arbeitszeiten müssen tatsächlich erfasst werden – im Büro, im Homeoffice und unterwegs, für Ingenieure, Zeichner, Werkstudenten und Azubis gleichermaßen. Eine Mindestgröße gibt es nicht.

Was genau erfasst werden muss

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer, einschließlich Überstunden.
• Pausen sollten mit erfasst werden – nur so lässt sich zeigen, dass die gesetzlichen Pausen eingehalten wurden.
• Die Erfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden, zum Beispiel per Handy oder im Browser. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber – kontrollieren Sie die Zeiten also regelmäßig.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Sie verzichten darauf, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben und zu kontrollieren. Aufgezeichnet werden muss die Arbeitszeit trotzdem. Das gilt genauso im Homeoffice – dort am einfachsten, indem sich jeder im Browser oder am Handy an- und abmeldet.

Die Regeln des Arbeitszeitgesetzes

• Höchstarbeitszeit: 8 Stunden je Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG) – wichtig in der Woche vor einer Abgabe.
• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG) – auch nach einer späten Bauherrensitzung.
• Aufbewahrung: Arbeitszeit über 8 Stunden am Tag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Ortstermine und Dienstfahrten

Wer selbst zum Ortstermin oder zur Bauüberwachung fährt, arbeitet in dieser Zeit in aller Regel. Bei Fahrten als Beifahrer oder mit der Bahn hängt die Einordnung davon ab, ob unterwegs gearbeitet werden muss und was Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag regeln. Erfassen Sie Fahrzeiten deshalb nachvollziehbar – dann können Sie nach Ihren Regeln vergüten und sehen trotzdem, ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten sind.

Projektzeit ist etwas anderes – und trotzdem wichtig

Die Arbeitszeiterfassung beantwortet, wann und wie lange gearbeitet wurde. Die Projektzeit beantwortet, wofür: Projekt, Leistungsphase, Tätigkeit. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Projektzeit nicht, aber ohne sie gibt es keine Nachkalkulation, keine belastbaren Angebote und keinen Stundennachweis für Leistungen nach Zeitaufwand.

• Buchen Sie Projektzeit möglichst am selben Tag – aus dem Gedächtnis rekonstruierte Wochen sind ungenau.
• Führen Sie interne Projekte für Akquise, Fortbildung und Büroorganisation – sonst sehen Sie nicht, wo die nicht abrechenbare Zeit bleibt.
• Vergleichen Sie regelmäßig Anwesenheit und Projektzeit: Größere Abweichungen zeigen fehlende Buchungen.

Was die geplante Reform ändern würde

Die Bundesregierung hat angekündigt, die Zeiterfassung ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu regeln. Ein Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium (Arbeitsfassung vom Juni 2026) sieht nach Berichten aus der Fachpresse eine elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vor; Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch auf Papier aufzeichnen dürfen. Beschlossen ist das noch nicht – die heutige Pflicht zur Erfassung gilt aber unabhängig davon.

Häufige Fragen

Reicht ein Stundenzettel?

Nach heutiger Rechtslage ja, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig erfasst werden. Nach dem Reformentwurf müssten Betriebe mit mehr als zehn Beschäftigten künftig elektronisch erfassen.

Müssen auch leitende Ingenieure erfassen?

Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Das sind aber nur wenige – eine Projektleitung allein macht noch keinen leitenden Angestellten.

Wie lange muss ich die Zeiten aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für die Lohnabrechnung können längere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen gelten.

Quellen

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO)
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Regeln Ihrer Kammer und Berufsgenossenschaft können abweichen. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Ingenieur- oder Architektenkammer, Ihr Steuerbüro oder eine Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht bzw. Arbeitsrecht.