Nachkalkulation im Planungsbüro: Stundensatz und Leistungsstand
Was kostet eine Stunde wirklich, wie ausgelastet ist das Team und läuft das Projekt im Budget? So rechnen Sie Kostensatz, Auslastung und Leistungsstand – mit Rechner.
Kurz gesagt
- Der Kostensatz je Stunde rechnet mit den produktiven Stunden – nicht mit allen bezahlten.
- Ein Gemeinkostenzuschlag deckt Miete, Software, Versicherung und Verwaltung.
- Vergleichen Sie je Leistungsphase Leistungsstand und Stundenverbrauch – früh, nicht erst am Ende.
- Buchen Sie auch interne Zeit, sonst ist die Auslastung geschönt.
Drei Zahlen, die Sie kennen sollten
- Kostensatz: Was kostet eine Stunde eines Mitarbeiters das Büro – inklusive Arbeitgeberanteil und Gemeinkosten?
- Auslastung: Welcher Anteil der Arbeitszeit ist abrechenbar? Akquise, Fortbildung und Organisation sind nötig, bringen aber kein Honorar.
- Leistungsstand gegen Stundenverbrauch: Wie viel der Leistung ist erbracht – und wie viel des Stundenbudgets schon verbraucht?
Den Kostensatz je Stunde berechnen
Ausgangspunkt ist das Jahresgehalt plus Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (2026 rund 21 % bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag, dazu Umlagen und Berufsgenossenschaft). Geteilt wird nicht durch alle bezahlten Stunden, sondern durch die produktiven Stunden: Jahresstunden abzüglich Urlaub, Feiertage, Krankheit und Fortbildung. Bei einer 40-Stunden-Woche bleiben so häufig 1.600 bis 1.700 Stunden.
Dazu kommt ein Gemeinkostenzuschlag für alles, was nicht direkt einem Projekt zuzuordnen ist: Miete, Software-Lizenzen, Versicherungen, Büroorganisation, Geschäftsführung. In Planungsbüros liegt er oft zwischen 50 und 100 % der Personalkosten – rechnen Sie ihn aus Ihren eigenen Zahlen.
Stundensatz-Rechner
Kostensatz: 0 € je produktiver Stunde
Mindest-Verrechnungssatz: 0 € · mit Gewinn: 0 € (netto je abrechenbarer Stunde)
Leistungsstand und Stundenverbrauch vergleichen
Bei Pauschal- und HOAI-Honoraren ist nicht die Zahl der Stunden der Maßstab, sondern die erbrachte Leistung. Schätzen Sie deshalb je Leistungsphase regelmäßig den Leistungsstand in Prozent und vergleichen Sie ihn mit dem verbrauchten Stundenbudget:
- Leistungsstand 60 %, Stunden 60 % – im Plan.
- Leistungsstand 60 %, Stunden 85 % – die Phase wird teurer als kalkuliert. Jetzt ist der Moment für Gegenmaßnahmen: Umfang klären, Änderungen als Nachtrag anmelden, Team umplanen.
- Leistungsstand 85 %, Stunden 60 % – gut gelaufen, oder der Leistungsstand ist zu optimistisch geschätzt.
Der Leistungswert eines Projekts ist das Honorar der Phasen mal Leistungsstand, plus Nebenkosten und weiterberechnete Fremdkosten. Zieht man die Kosten der gebuchten Stunden und die Fremdleistungen ab, bleibt das Ergebnis – auch schon mitten im Projekt.
Typische Fehler
- Stunden werden erst am Monatsende nachgetragen – dann fehlen sie oder landen auf dem falschen Projekt.
- Nachträge und Planungsänderungen laufen über das ursprüngliche Budget, statt getrennt erfasst und abgerechnet zu werden.
- Interne Zeit wird nicht gebucht – die Auslastung sieht besser aus, als sie ist.
- Der Kostensatz rechnet mit allen bezahlten Stunden statt mit den produktiven.
So hilft HeadOffice
Nachkalkulation, die sich selbst rechnet
- Kostensatz aus Gehalt, Arbeitgeberanteil und Gemeinkosten – beim Buchen festgehalten
- Leistungsstand und Stundenbudget je Leistungsphase
- Warnung, wenn mehr als 15 Prozentpunkte mehr Stunden verbraucht als Leistung erbracht sind
- Auslastung je Mitarbeiter und Ergebnis je Projekt
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich den Leistungsstand schätzen?
Mindestens monatlich und vor jeder Abschlagsrechnung. Die Projektleitung kennt den Stand am besten.
Welche Auslastung ist normal?
Das hängt von Größe und Struktur ab. Projektleitung und Inhaber haben mehr interne Zeit als Zeichner. Wichtiger als ein Richtwert ist, dass Sie Ihre eigene Entwicklung über die Zeit sehen.
Gehört die Geschäftsführung in den Kostensatz?
Soweit Inhaber oder Geschäftsführer selbst Projektstunden leisten, rechnen Sie für sie einen kalkulatorischen Kostensatz. Ihr übriger Aufwand gehört in die Gemeinkosten.
Quellen
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Regeln Ihrer Kammer und Berufsgenossenschaft können abweichen. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Ingenieur- oder Architektenkammer, Ihr Steuerbüro oder eine Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht bzw. Arbeitsrecht.
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