Abschlagsrechnung und Schlussrechnung nach HOAI

Was die HOAI seit 2021 noch regelt

Seit dem 1. Januar 2021 sind die Honorartafeln der HOAI keine verbindlichen Mindest- und Höchstsätze mehr, sondern Orientierungswerte. Das Honorar wird in Textform vereinbart – eine E-Mail genügt. Fehlt eine wirksame Vereinbarung, gilt der Basishonorarsatz als vereinbart, also der untere Wert der Honorartafel (§ 7 Abs. 1 HOAI).

Für Zahlungen verweist die HOAI auf das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 15 HOAI): Für die Fälligkeit des Honorars gilt § 650g Abs. 4 BGB, für Abschlagszahlungen § 632a BGB – jeweils entsprechend.

Abschlagsrechnungen: wann und wie viel?

• Anspruch: Sie können Abschläge in Höhe des Werts der erbrachten, vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen – mit einer Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht (§ 632a BGB). Üblich sind vereinbarte Zeitpunkte oder der Abschluss bzw. Fortschritt einer Leistungsphase.
• Grundlage: das vereinbarte Honorar und die Bewertung der Leistungsphasen in Prozent. Beispiel Tragwerksplanung (§ 51 HOAI): LP 1 3 %, LP 2 10 %, LP 3 15 %, LP 4 30 %, LP 5 40 %, LP 6 2 %.
• Rechnung: Leistungsstand je Phase, Honorar je Phase, bisher abgerechneter Stand und der neue Abschlag. Nebenkosten werden je nach Vereinbarung pauschal in Prozent oder nach Nachweis berechnet.
• Nummerieren Sie die Abschläge fortlaufend je Projekt – das erleichtert die Schlussrechnung und die Prüfung beim Auftraggeber.

Die Schlussrechnung

Fällig wird das Honorar, wenn die Leistung abgenommen ist und Sie eine prüffähige Schlussrechnung gestellt haben (§ 650g Abs. 4 BGB). Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Auftraggeber nachvollziehbar ist. Erhebt der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.

• Anrechenbare Kosten, Honorarzone und Honorar – bzw. das vereinbarte Pauschal- oder Zeithonorar
• Je Leistungsphase: Bewertung in Prozent, erbrachter Anteil und Betrag
• Besondere Leistungen und Nachträge getrennt ausweisen; bei Zeithonorar mit Stundennachweis
• Alle geleisteten Abschläge mit Nummer, Datum und Betrag – und der verbleibende Zahlbetrag

Umsatzsteuer bei Abschlägen

Auf jeden Abschlag fällt Umsatzsteuer an, sobald er vereinnahmt ist. In der Schlussrechnung müssen die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 UStG) – sonst schulden Sie die Steuer unter Umständen doppelt. Stimmen Sie die Darstellung mit Ihrem Steuerbüro ab.

E-Rechnung und öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit der Leitweg-ID als Käuferreferenz. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen müssen seit 2025 alle E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand gilt schrittweise ab 2027. Rechnungen nach dem Standard EN 16931 – als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF – erfüllen beides.

Häufige Fragen

Darf ich nach jeder Leistungsphase abrechnen?

Wenn nichts anderes vereinbart ist, können Sie Abschläge für die erbrachten Leistungen verlangen – nach Abschluss einer Phase ist das üblich und gut nachweisbar. Haben Sie Zahlungspläne vereinbart, gelten diese.

Was ist, wenn der Auftraggeber die Prüffähigkeit bestreitet?

Er muss das innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründet tun. Danach gilt die Schlussrechnung als prüffähig – Einwände gegen die Höhe bleiben aber möglich.

Sind die HOAI-Prozentsätze verbindlich?

Die Bewertung der Leistungsphasen ist Teil der HOAI, das Honorar aber frei vereinbar. Was im Vertrag steht, gilt – auch eine abweichende Aufteilung.

Quellen

• § 15 HOAI – Fälligkeit des Honorars, Abschlagszahlungen
• § 632a BGB – Abschlagszahlungen
• § 650g BGB – Zustandsfeststellung, Schlussrechnung
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• HOAI 2021 – Honorarordnung für Architekten und Ingenieure

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Regeln Ihrer Kammer und Berufsgenossenschaft können abweichen. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihre Ingenieur- oder Architektenkammer, Ihr Steuerbüro oder eine Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht bzw. Arbeitsrecht.