✨ Modul
Fragen stellen wie an eine Kollegin
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Der KI-Assistent beantwortet Fragen in normaler Sprache und liest Dokumente aus – erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und nur mit den Daten, die Sie sehen dürfen.
ab 90 € im Jahr · zusätzlich zur Basis · je nach Mitarbeiterzahl
So funktioniert es
Fragen in normaler Sprache
Oben rechts auf ✨ tippen und fragen: Wer hat Urlaub, wessen Probezeit endet, welche Verträge laufen aus? Die Antwort basiert ausschließlich auf den Daten, die Sie in HeadOffice sehen dürfen.
- Fragen zu Urlaub, Fristen, Verträgen und Belegen
- Nur Daten, die Sie selbst sehen dürfen
- Antworten mit Verweis auf die Daten
Dokumente auslesen
Verträge, Lohnabrechnungen und Scans werden ausgelesen und automatisch der richtigen Person oder dem richtigen Vertrag zugeordnet.
HeadOffice-KI ohne US-Dienste
Die HeadOffice-KI läuft bei einem Anbieter mit Sitz und Rechenzentrum in Deutschland. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet.
Optional
Der KI-Assistent ist ein Zusatzmodul. HeadOffice funktioniert auch ohne KI vollständig.
Ihre Entscheidung
Sie entscheiden, ob und welche KI
Die KI ist ab Werk ausgeschaltet. Unter System → KI-Unterstützung wählen Sie eine von drei Möglichkeiten – und können jederzeit wechseln.
Aus
Keine KI. Alle Funktionen von HeadOffice stehen trotzdem vollständig zur Verfügung. Es wird nichts an einen KI-Dienst übertragen.
HeadOffice-KI
Fertig eingerichtet, kein eigener Rechner nötig. Die Verarbeitung erfolgt bei IONOS mit Sitz und Rechenzentrum in Deutschland. Wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung genutzt.
Eigener KI-Anbieter
Sie haben bereits ein Konto bei einem KI-Anbieter Ihrer Wahl? Dann tragen Sie dessen Adresse und Ihren API-Schlüssel ein. Sie entscheiden allein, wo die Daten verarbeitet werden – und tragen dafür auch die Verantwortung.
Transparenz
Was genau übertragen wird
Bevor die HeadOffice-KI zum ersten Mal genutzt wird, sehen Sie genau, was passiert – und stimmen mit einem Häkchen zu. HeadOffice protokolliert, wer wann zugestimmt hat. Ein Klick auf „Zustimmung widerrufen“ schaltet die KI sofort ab.
- Übertragen wird nur Text: Ihre Frage bzw. der erkannte Text des jeweiligen Dokuments – keine Dateien, keine ganze Datenbank
- Verschlüsselte Übertragung, Verarbeitung in Deutschland, laut Anbieter keine Speicherung und kein Training
- Wechselt der KI-Anbieter, bleibt die KI aus, bis Sie dem neuen Anbieter zustimmen
- Die KI macht Vorschläge – Sie prüfen und entscheiden selbst
Fragen zur KI
Muss ich die KI nutzen?
Nein. Die KI ist ab Werk ausgeschaltet und bleibt es, solange Sie nichts ändern. HeadOffice funktioniert ohne KI vollständig – Sie ordnen Belege und Dokumente dann selbst zu.
Welche Daten sieht die KI?
Nur das, was für die einzelne Anfrage nötig ist: bei einer Frage die Daten, die Sie selbst in HeadOffice sehen dürfen; beim Auslesen eines Dokuments dessen erkannter Text. Dateien selbst, Passwörter oder die ganze Datenbank werden nie übertragen.
Wo steht der KI-Server?
Die HeadOffice-KI wird von IONOS in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; er ist in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Unterauftragsverarbeiter genannt – mit Wirkung nur, wenn Sie die HeadOffice-KI aktivieren.
Kann ich meine eigene KI verwenden?
Ja – wenn sie aus dem Internet erreichbar ist. Eintragen lässt sich jeder KI-Dienst mit OpenAI-kompatibler Schnittstelle, der über eine verschlüsselte https-Adresse erreichbar ist, zum Beispiel ein eigenes Konto bei einem KI-Anbieter. Eine KI, die nur im Netz Ihres Büros läuft (etwa auf einem Rechner im Büro), kann HeadOffice nicht nutzen: HeadOffice läuft in einem Rechenzentrum und hat – aus Sicherheitsgründen – keinen Zugang zu Ihrem Firmennetz. Für Betrieb und Datenschutz einer eigenen KI sind Sie selbst verantwortlich.
Sind die Antworten der KI immer richtig?
Nein – wie bei jeder KI können Antworten unvollständig oder falsch sein. Deshalb sind KI-Ergebnisse in HeadOffice immer Vorschläge, die Sie prüfen. Entscheidungen über Mitarbeiter oder Bewerber trifft immer ein Mensch.
Was muss ich als Büro beachten?
Sie sind für die Personaldaten Ihres Büros verantwortlich. Informieren Sie Ihr Team, dass HeadOffice KI-Unterstützung nutzt (zum Beispiel in der Datenschutzinformation für Beschäftigte). Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn ein. Im Zweifel hilft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.