Allgemeine Geschäftsbedingungen von ITSN – EDV Service Nickel, Inhaberin Kerstin Nickel, Marktstr. 3, 14641 Nauen (nachfolgend „Anbieter“) für die Nutzung der Software „HeadOffice“. Stand: September 2026.
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software HeadOffice (nachfolgend „Software“) zwischen dem Anbieter und seinen Kunden.
(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
(3) Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
(4) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden gilt ergänzend der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 11).
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software als webbasierte Anwendung (Software as a Service) über das Internet zur Nutzung bereit. Die Software wird auf Servern in Deutschland betrieben. Eine Überlassung der Software zur Installation beim Kunden ist nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich vereinbart.
(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot bzw. der Bestellung, insbesondere aus den gebuchten Modulen (Basis sowie gegebenenfalls Zeiterfassung, Ausbildung, Arbeitsschutz, Bewerbermanagement, Belege/Verträge/Lohnarchiv, Qualifikationen, KI-Assistent) und der gebuchten Mitarbeiterstaffel, sowie ergänzend aus der Leistungsbeschreibung auf der Webseite des Anbieters in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung.
(3) Im Leistungsumfang enthalten sind der Betrieb der Software (Hosting), Aktualisierungen (Updates) sowie eine tägliche Datensicherung.
(4) Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln und Funktionen ändern, sofern der vertraglich vereinbarte Kernumfang der gebuchten Module nicht wesentlich eingeschränkt wird.
§ 3 Testphase und Vertragsschluss
(1) Der Anbieter kann dem Kunden einen kostenlosen Testzugang für 30 Tage einräumen. Die Testphase endet automatisch; sie geht nicht ohne ausdrückliche Bestellung des Kunden in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Daten aus der Testphase werden auf Wunsch in den Vertrag übernommen, andernfalls spätestens 30 Tage nach Ende der Testphase gelöscht.
(2) Die Darstellung der Software und der Preise auf der Webseite ist kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter die Bestellung des Kunden in Textform bestätigt oder den Zugang freischaltet.
§ 4 Nutzungsrechte
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Der Kunde darf seinen Mitarbeitern, Auszubildenden sowie beauftragten Dritten (z. B. Steuerberater, Lohnbüro) Zugänge einrichten.
(2) Der Kunde darf die Software nicht Dritten zur eigenen Nutzung überlassen, nicht vermieten und nicht außerhalb des vereinbarten Umfangs nutzen. Eine Bearbeitung, Dekompilierung oder Nachbildung der Software ist unzulässig, soweit nicht gesetzlich erlaubt.
(3) Vom Anbieter bereitgestellte Vorlagen (z. B. Vertrags-, Dokument- und Zeugnisvorlagen) darf der Kunde während der Vertragslaufzeit für eigene betriebliche Zwecke verwenden und anpassen.
§ 5 Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag wird für eine Laufzeit von einem Jahr geschlossen, sofern nichts anderes vereinbart ist (z. B. drei Jahre). Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(3) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).
(4) Einzelne Zusatzmodule können mit derselben Frist zum Ende der Laufzeit gekündigt werden; das Basismodul ist Voraussetzung für alle weiteren Module.
§ 6 Preise, Mitarbeiterstaffel und Zahlung
(1) Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Der Preis richtet sich nach den gebuchten Modulen und der Mitarbeiterstaffel. Maßgeblich ist die Zahl der aktiven Mitarbeiter mit Personalakte einschließlich Auszubildender, geringfügig Beschäftigter und Aushilfen. Ausgetretene bzw. archivierte Mitarbeiter, Bewerber sowie reine Verwaltungszugänge ohne Personalakte (z. B. Steuerberater, Lohnbüro) zählen nicht.
(3) Überschreitet die Zahl der aktiven Mitarbeiter die gebuchte Staffel um mehr als 10 % nicht nur vorübergehend (länger als zwei Monate), ist der Anbieter berechtigt, die nächsthöhere Staffel anteilig für die restliche Laufzeit zu berechnen. Der Zugang zur Software wird wegen einer Überschreitung nicht gesperrt. Eine Herabstufung in eine niedrigere Staffel ist zum Ende der Laufzeit möglich.
(4) Während der Laufzeit hinzugebuchte Module werden anteilig bis zum Ende der Laufzeit berechnet.
(5) Die Vergütung ist jährlich im Voraus fällig und innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu zahlen. Bei HeadOffice Business kann der Kunde stattdessen die monatliche Zahlung per SEPA-Lastschrift wählen: Der Monatsbeitrag beträgt ein Zwölftel des Jahrespreises laut Preisliste, wird monatlich im Voraus berechnet und frühestens zwei Tage nach Zugang der Rechnung, die als Vorabankündigung gilt, eingezogen; die Laufzeit nach § 5 bleibt unberührt. Bei jährlicher Vorauszahlung gewährt der Anbieter auf HeadOffice Business einen Rabatt von 10 % auf den Jahrespreis. Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Rücklastschrift trägt der Kunde. Einmalige Leistungen (z. B. Einrichtung, Datenübernahme, Schulung) werden nach Erbringung berechnet, bei monatlicher Zahlung mit der ersten Monatsrechnung.
(6) Der Anbieter kann die Preise mit Wirkung zum Beginn einer neuen Laufzeit anpassen. Er teilt die Anpassung mindestens zwei Monate vor Beginn der neuen Laufzeit in Textform mit. Beträgt die Erhöhung mehr als 5 %, kann der Kunde den Vertrag abweichend von § 5 Abs. 1 zum Ende der laufenden Laufzeit kündigen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.
(7) Gerät der Kunde mit der Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug, kann der Anbieter nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung den Zugang auf Lese- und Exportfunktionen beschränken. Ein Zugriff auf die eigenen Daten bleibt dem Kunden stets möglich.
§ 7 Verfügbarkeit, Wartung und Support
(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsarbeiten, die möglichst außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erfolgen, sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. Störungen des Internets, höhere Gewalt).
(2) Support erfolgt per E-Mail und Telefon zu den Geschäftszeiten des Anbieters (Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr, außer an gesetzlichen Feiertagen im Land Brandenburg). Der Anbieter bemüht sich, Anfragen innerhalb eines Werktags zu beantworten.
(3) Der Kunde meldet Störungen unverzüglich und so konkret wie möglich.
§ 8 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und informiert den Anbieter unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch. Er ist für die Vergabe von Rollen und Rechten innerhalb seines Zugangs verantwortlich.
(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm eingegebenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden dürfen. Er informiert seine Mitarbeiter über die Datenverarbeitung (Art. 13 DSGVO) und holt, soweit erforderlich, Einwilligungen ein (z. B. für Mitarbeiterfotos).
(3) Soweit ein Betriebsrat besteht, ist der Kunde für die Beachtung der Mitbestimmungsrechte, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (z. B. bei der Zeiterfassung), verantwortlich.
(4) Der Kunde nutzt die Software nicht für rechtswidrige Zwecke und lädt keine Schadsoftware oder Inhalte hoch, die Rechte Dritter verletzen.
§ 9 Vorlagen, Berechnungen und KI-Funktionen
(1) Die Software stellt Vorlagen (z. B. Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Zeugnisse, Gefährdungsbeurteilungen) sowie Berechnungen (z. B. Urlaubsanspruch, Brutto-Rechner, Stundenkonten, Fristen) als Arbeitshilfen bereit. Sie ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung. Der Kunde prüft Vorlagen und Ergebnisse vor der Verwendung eigenverantwortlich auf Richtigkeit und Eignung für seinen Einzelfall, insbesondere im Hinblick auf Tarifverträge und aktuelle Rechtsprechung.
(2) Mustervorlagen, die der Anbieter bereitstellt, sind unverbindliche Muster ohne Bezug zu einem bestimmten Betrieb. Der Kunde lässt sie vor der ersten Verwendung rechtlich prüfen (z. B. durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt, das Steuerbüro oder die Kammer) und passt sie an seinen Betrieb an. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Mustervorlagen für den Einzelfall geeignet, vollständig oder auf dem aktuellen Stand von Gesetzgebung und Rechtsprechung sind; § 10 bleibt unberührt.
(3) Die KI-Funktionen (Modul KI-Assistent) sind freiwillig und bei Auslieferung ausgeschaltet. Ob und in welcher Form sie genutzt werden – gar nicht, über den vom Anbieter bereitgestellten KI-Dienst eines Anbieters mit Sitz und Rechenzentrum in Deutschland („HeadOffice-KI“) oder über einen eigenen, per https aus dem Internet erreichbaren KI-Anbieter des Kunden –, entscheidet allein der Kunde in der Software. Die HeadOffice-KI wird erst nach ausdrücklicher Zustimmung des Kunden in der Software genutzt; die Zustimmung wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert und kann jederzeit widerrufen werden.
(4) Mit der Aktivierung entscheidet der Kunde als Verantwortlicher, dass die für die jeweilige Anfrage nötigen Texte (z. B. Fragen, erkannter Text von Dokumenten, gegebenenfalls mit personenbezogenen Daten) an den KI-Dienst übertragen werden. Er stellt sicher, dass diese Nutzung datenschutzrechtlich zulässig ist, informiert seine Mitarbeiter darüber und beachtet gegebenenfalls Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats. Nutzt der Kunde einen eigenen KI-Anbieter, ist er für dessen Auswahl, Betrieb, Sicherheit und Datenschutz allein verantwortlich.
(5) Ergebnisse der KI-Funktionen (z. B. ausgelesene Dokumentinhalte, Zuordnungsvorschläge, Antworten auf Fragen) werden automatisch erzeugt und können unvollständig oder fehlerhaft sein. Sie sind Vorschläge, die der Kunde vor jeder Verwendung prüft. Entscheidungen, insbesondere solche mit rechtlicher Wirkung gegenüber Mitarbeitern oder Bewerbern, trifft der Kunde selbst und stützt sie nicht allein auf KI-Ergebnisse. Eine bestimmte Verfügbarkeit oder Antwortqualität des KI-Dienstes schuldet der Anbieter nicht; § 10 bleibt unberührt.
(6) Die Verantwortung für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Arbeitszeiterfassung, Aufbewahrungsfristen, Arbeitsschutz, Lohnabrechnung) verbleibt beim Kunden; die Software unterstützt ihn dabei.
§ 10 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die vom Kunden für das betreffende Vertragsjahr gezahlte Vergütung. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Anbieter nicht vermeidbar gewesen wäre.
(5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Unterauftragsverarbeiter benennt. Er wird mit der Anforderung der Testphase bzw. der Bestellung vereinbart.
(2) Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet; das gilt auch für die HeadOffice-KI. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, sofern der Kunde nicht selbst einen Dienst außerhalb Deutschlands einrichtet (z. B. einen eigenen KI-Server bei einem anderen Anbieter).
(3) Der Anbieter verwendet die Daten des Kunden nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen.
§ 12 Vertragsende, Datenexport und Löschung
(1) Der Kunde kann seine Daten jederzeit während der Vertragslaufzeit in gängigen Formaten (z. B. CSV, PDF, Dateiablage) exportieren.
(2) Nach Vertragsende steht dem Kunden für weitere 30 Tage ein Zugang mit Lese- und Exportfunktionen zur Verfügung. Danach löscht der Anbieter die Daten des Kunden einschließlich der Datensicherungen innerhalb von weiteren 60 Tagen, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung beim Anbieter besteht.
(3) Auf Wunsch unterstützt der Anbieter gegen gesonderte Vergütung bei der Übertragung der Daten.
§ 13 Vertraulichkeit und Referenzen
(1) Die Parteien behandeln alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.
(2) Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz nennen.
§ 14 Änderungen dieser AGB
(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus sachlichem Grund (z. B. Gesetzesänderung, Rechtsprechung, neue Funktionen) erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung besonders hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen AGB bis zum Ende der laufenden Laufzeit fort; beide Parteien können den Vertrag dann zu diesem Zeitpunkt kündigen.
(2) Änderungen der Preise richten sich ausschließlich nach § 6 Abs. 6.
§ 15 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters (Nauen).
(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.