📐 Basis
Projekte & Projektzeiten: jede Stunde am richtigen Projekt
Projekte mit Leistungsphasen, Team und Stundensätzen. Ihre Ingenieure und Zeichner buchen per Projektuhr oder Tageszettel – Sie sehen jederzeit, wohin die Zeit geht. In der Basis enthalten.
ab 170 € im Jahr · immer enthalten · je nach Mitarbeiterzahl
Projekte
Alle Projekte auf einen Blick
Nummer, Auftraggeber, Abrechnungsart, Status, Stunden gegen Budget, Leistungsstand, Ergebnis und was noch nicht abgerechnet ist – in einer Liste. Auffällige Projekte sind markiert.
- Abrechnung nach HOAI-Leistungsphasen, Pauschale oder Aufwand
- Interne Projekte für Akquise, Fortbildung und Büroorganisation
- Team je Projekt: nur wer dazugehört, kann buchen
- Projektnummern automatisch, z. B. P2026-014
Leistungsphasen
HOAI-Vorlage übernehmen – fertig
Für Gebäude, Ingenieurbauwerke, Tragwerksplanung und Technische Ausrüstung legt HeadOffice die Leistungsphasen mit den Prozentsätzen der HOAI 2021 an. Sie passen Anteile, Beträge und Stundenbudgets je Vertrag an.
- Leistungsphasen 1–9 mit Anteil am Honorar
- Fester Betrag je Phase möglich
- Stundenbudget je Phase – Verbrauch als Balken
- Nebenkosten in Prozent
Am Handy
Projektuhr starten, Phase wählen, arbeiten
Im „Mein Bereich“ startet jeder Mitarbeiter die Projektuhr für Projekt und Leistungsphase. Beim Wechsel einfach das nächste Projekt starten – die Zeit wird gebucht und auf 15 Minuten gerundet.
- Stunden nachtragen für die letzten Tage
- „Feierabend“ bucht die Zeit und stempelt Gehen
- Auf Wunsch stempelt die Projektuhr auch Kommen
- Eigene Buchungen ändern, solange sie nicht freigegeben sind
Projektzeiten
Freigeben, korrigieren, exportieren
Alle gebuchten Zeiten mit Filter nach Zeitraum, Mitarbeiter, Projekt und Status. Angehakte Zeiten geben Sie frei – auf Wunsch kommen nur freigegebene Zeiten in Rechnungen.
- Zeit für Mitarbeiter erfassen oder ändern
- Status offen, freigegeben, abgerechnet
- CSV-Export für Auswertungen
- Stundennachweis als PDF je Projekt
Abgleich
Passt die Projektzeit zur Anwesenheit?
HeadOffice vergleicht je Mitarbeiter und Tag die gestempelte Anwesenheit mit den auf Projekte gebuchten Stunden. Tage mit mehr als 30 Minuten Unterschied sind markiert – meist fehlt eine Buchung.
- Je Tag: anwesend, gebucht, Differenz
- Toleranz einstellbar
- Funktioniert mit dem Modul Zeiterfassung
Stundensätze
Stufen, Sätze und Kosten je Stunde
Verrechnungssätze je Stufe – Projektleitung, Ingenieur, Technischer Zeichner, Assistenz, Azubi –, abweichend je Mitarbeiter oder je Projekt (zum Beispiel aus einem Rahmenvertrag). Den Kostensatz je Stunde rechnet HeadOffice aus Gehalt, Arbeitgeberanteil und Gemeinkostenzuschlag.
- Satz und Kosten werden beim Buchen festgehalten
- Neue Sätze gelten für neue Zeiten
- Gemeinkostenzuschlag einstellbar
Häufige Fragen
Fragen zu Projekten
Brauche ich die Zeiterfassung für Projektzeiten?
Nein. Projekte, Projektuhr, Tageszettel und Nachkalkulation sind in der Basis enthalten. Mit dem Modul Zeiterfassung kommen Kommen/Gehen, Stundenkonto, Monatsmeldung und der Abgleich mit der Anwesenheit dazu.
Sind die HOAI-Prozentsätze verbindlich?
Die Vorlagen enthalten die Bewertung der Leistungsphasen nach HOAI 2021 als Vorschlag. Was im Vertrag vereinbart ist, gilt – Anteile und Beträge passen Sie je Projekt an.
Können Mitarbeiter auch Zeiten nachtragen?
Ja, für heute und die letzten 14 Tage (einstellbar). Ältere Zeiten trägt das Büro ein.
Was ist mit internen Stunden?
Legen Sie interne Projekte an, etwa für Akquise, Fortbildung oder Büroorganisation. Diese Stunden sind nie abrechenbar, zählen aber in der Auslastung.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.