🦺 Modul
Arbeitsschutz im Planungsbüro – organisiert und dokumentiert
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten, Erste Hilfe und Brandschutz: HeadOffice kennt die Unterweisungen im Büro und erinnert rechtzeitig.
ab 90 € im Jahr · zusätzlich zur Basis · je nach Mitarbeiterzahl
Unterweisungen
Wer ist wann unterwiesen?
Die Matrix zeigt für jeden Mitarbeiter, welche Unterweisung erledigt ist und welche fällig wird. Themen, die nur für einige gelten – etwa Baustellenbegehungen oder Dienstfahrten –, ordnen Sie gezielt zu.
- Allgemeine Unterweisung, Bildschirmarbeit, Brandschutz, Datenschutz – für alle
- Baustellenbegehungen und Außentermine (PSA, Verkehrswege, Absturz)
- Dienstfahrten und Fahrerunterweisung
- Angebotsvorsorge Bildschirmarbeit mit Frist
Gefährdungsbeurteilung
Fürs Büro – mit den richtigen Punkten
Die Gefährdungsbeurteilung enthält die Punkte eines Planungsbüros: Bildschirmarbeitsplatz, Ergonomie, Beleuchtung, psychische Belastung, Außentermine, Dienstfahrten, Brandschutz und Erste Hilfe – jeweils mit Maßnahmen, Verantwortlichen und Termin.
- Maßnahmen mit Zuständigkeit und Termin
- Als PDF für die Akte
- Offene Punkte unter Fristen
Typische Themen
Was im Planungsbüro dazugehört
Bildschirmarbeit
Arbeitsplatz nach Arbeitsstättenverordnung, Pausen oder Tätigkeitswechsel, Angebotsvorsorge Augen.
Baustellenbegehung
Helm, Sicherheitsschuhe, Warnweste – und die Regeln der Baustelle vor Ort.
Dienstfahrten
Fahrerunterweisung, Führerscheinkontrolle und Dienstwagen mit HU-Termin.
Ersthelfer
HeadOffice prüft im Urlaubsplaner, ob an jedem Tag ein ausgebildeter Ersthelfer da ist – und warnt, wenn nicht.
So läuft es im Alltag
Arbeitsschutz, der sich selbst erinnert
Einmal eingerichtet, sagt HeadOffice Ihnen, was wann fällig ist – und Sie haben jeden Nachweis griffbereit.
Gefährdungsbeurteilung
Die Punkte eines Planungsbüros stehen bereit: Bildschirmarbeit, Ergonomie, psychische Belastung, Außentermine, Dienstfahrten – mit Maßnahmen und Verantwortlichen.
Zuordnen
Baustellenbegehungen und Dienstfahrten betreffen nicht alle: Sie ordnen diese Unterweisungen gezielt den Kolleginnen und Kollegen zu, die raus müssen.
Unterweisen
Teilnehmerliste ausdrucken oder die Bestätigung in „Mein Bereich“ einholen – je Mitarbeiter mit Datum in der Matrix.
Erinnern lassen
Fällige Unterweisungen, Angebotsvorsorge Bildschirmarbeit und ablaufende Ersthelfer-Nachweise kommen rechtzeitig per E-Mail.
Häufige Fragen
Fragen zum Arbeitsschutz
Ersetzt HeadOffice die Fachkraft für Arbeitssicherheit?
Nein. HeadOffice organisiert und dokumentiert. Inhalte stimmen Sie mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Betriebsarzt und Ihrer Berufsgenossenschaft ab.
Wie oft muss unterwiesen werden?
Vor Beginn der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich, Jugendliche mindestens halbjährlich. Mehr dazu im Ratgeber.
Zählt eine digitale Bestätigung als Unterweisung?
Sie legen je Art fest, ob die Bestätigung „gelesen und verstanden“ in „Mein Bereich“ als durchgeführt zählt. Wo eine mündliche Unterweisung nötig ist, drucken Sie die Teilnehmerliste zum Unterschreiben.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Personal, Urlaub & Dienstplan
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.