🗂️ Basis
Die digitale Personalakte für Ihr Büro
Stammdaten, Verträge, Urlaub, Krankheit und Fristen – alles an einem Ort. Die Basis ist in jeder Lizenz enthalten.
ab 170 € im Jahr · immer enthalten · je nach Mitarbeiterzahl
Personalakte
Jeder Mitarbeiter auf einen Blick
Stammdaten, Arbeitszeiten, Resturlaub, Krankheitstage und Dokumente – übersichtlich in einer Akte. HeadOffice rechnet mit und weist auf Unstimmigkeiten hin, etwa wenn der Arbeitszeitplan nicht zu den vertraglichen Wochenstunden passt.
- Stammdaten, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
- Stufe und Verrechnungssatz für die Projekte
- Abschlüsse und Qualifikationen – vom Bauzeichner bis zum Master of Engineering
- Teilzeit, Werkstudenten und Minijobs
- Wer an mehreren Standorten arbeitet, bekommt den Standort je Wochentag – Urlaubsplaner und Mindestbesetzung rechnen richtig
- Bereit für die elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 (§ 8 BVV)
Vertragsänderung & Zeugnis
Änderungen und Zeugnisse ohne Word-Chaos
Neue Arbeitstage und Zeiten eintragen – HeadOffice berechnet Wochenstunden, Brutto und Urlaubsanspruch und erstellt die Änderungsvereinbarung. Zeugnisse entstehen aus Textbausteinen mit typischen Aufgaben im Planungsbüro.
- Vorher-Nachher-Vergleich mit allen Werten
- Historie aller Änderungen in der Akte
- Neu: Ihr Team auf Ihrer Webseite – Fotos, Rollen und Texte aus HeadOffice, nur mit Einwilligung
- Zeugnisgenerator – auch für Azubis
- Ihr Büro-Logo auf allen Personal-Dokumenten, Mitarbeiter in Ihrer eigenen Reihenfolge
- Wo das Gesetz die Schriftform verlangt: ausdrucken und auf Papier unterschreiben
Urlaubsplaner
Wer ist wann da? Auch vor der Abgabe.
Urlaub, Krankheit, Kind krank und Berufsschule in einem Plan. Tage mit zu dünner Besetzung oder ohne Ersthelfer werden markiert – bevor es zu spät ist.
- Mindestbesetzung je Wochentag
- Feiertage je Bundesland automatisch
- Anträge per Handy mit Besetzungsprüfung
- Resturlaub, Übertrag und Verfall automatisch
Fristen
Fristen im Blick behalten
Probezeitende, Befristungen, Unterweisungen, Angebotsvorsorge, Geräteprüfungen und Führerscheinkontrolle: HeadOffice sammelt alle Termine und erinnert rechtzeitig per E-Mail.
- Überfällige Termine rot markiert
- Ansicht für 30, 60, 90 Tage oder ein Jahr
- Tagesbericht und Monatsbericht per E-Mail
So läuft es im Alltag
Vom ersten Arbeitstag bis zum Austritt
HeadOffice begleitet jeden Mitarbeiter durch alle Stationen – und rechnet im Hintergrund mit.
Mitarbeiter anlegen
Der Name genügt für den Start. Stufe, Verrechnungssatz, Abschlüsse und Arbeitszeitplan ergänzen Sie nach und nach – oder übernehmen alles aus einer Excel- oder CSV-Liste.
Zugang zu „Mein Bereich“
Mit einem Klick bekommt der Mitarbeiter seinen Zugang: Projektuhr, Stempeln, Urlaubskonto, Anträge, Dokumente und Lohnabrechnungen – am Handy oder am Arbeitsplatz.
Urlaub und Änderungen
Anträge kommen mit Besetzungsprüfung bei Ihnen an – auch vor der Abgabe. Ändert sich die Arbeitszeit, rechnet HeadOffice Gehalt und Urlaub neu und erstellt die Änderungsvereinbarung.
Austritt und Aufbewahrung
Offboarding mit Zeugnis, Zugang aus. Die Akte bleibt so lange, wie es die Aufbewahrungsfristen verlangen – dann erinnert HeadOffice an die Löschung.
Fragen zur Basis
Gut zu wissen
Gibt es Vorlagen für Arbeitsverträge?
Sie können Ihre eigenen PDF-Vorlagen hochladen; HeadOffice erkennt die Felder und füllt sie aus der Personalakte. Vertragsänderungen erzeugt HeadOffice selbst als Änderungsvereinbarung. Fertige Mustervorlagen für Ihre Branche bereiten wir gerade vor.
Wir haben mehrere Standorte – geht das?
Ja. Jeder Standort hat eigene Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und Logo. Dokumente eines Mitarbeiters tragen automatisch die Daten seines Standorts.
Und Dienstwagen und Messgeräte?
Fahrzeuge mit HU, Führerscheinkontrolle und prüfpflichtige Geräte – vom Laser-Entfernungsmesser bis zum Feuerlöscher – sind in der Basis unter „Fuhrpark & Geräte“ enthalten.
Kann ich unser Team auf der Büro-Webseite zeigen?
Ja. Fotos, Rollen und kurze Texte pflegen Sie in HeadOffice, Ihre Webseite holt sich das Team über einen geheimen Link. Es erscheint nur, wer eingewilligt hat – wer ausscheidet oder widerruft, verschwindet automatisch.
Wie kommt die Einwilligung zustande?
Digital in „Mein Bereich“ oder auf Papier: Sie drucken das Formular für alle ohne Einwilligung aus und haken nach der Unterschrift „Papier“ ab. Die Einwilligung gilt je Kanal – Webseite, Bildschirm, Instagram, Facebook – und ist jederzeit widerrufbar.
Weitere Funktionen
Passt zusammen
HeadOffice wächst mit: Schalten Sie weitere Module dazu, wann immer Sie möchten.
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit HOAI-Leistungsphasen, Projektuhr am Handy, Stundensätze und Team.
Nachkalkulation & Auslastung
Stunden, Kosten und Leistungsstand je Phase – mit Warnung, bevor das Budget kippt.
Abrechnung & E-Rechnung
Stunden-, Abschlags- und Schlussrechnungen aus dem Projekt – als XRechnung und ZUGFeRD.
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am Handy mit Face ID – Stundenkonto und Monatsmeldung inklusive.
Ausbildung
Berichtsheft für Technische Systemplaner und Bauzeichner – mit Lernfeldern und Rahmenplan.
Arbeitsschutz
Bildschirmarbeit, Baustellenbegehungen, Dienstfahrten: Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung.
Bewerbermanagement
Ein eigenes Bewerberportal für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten.
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen empfangen, Verträge und Lohnunterlagen.
Qualifikationen & Weiterbildung
Nachweisberechtigung, Energieberater, BIM: Wer kann was – und was läuft bald ab?
KI-Assistent
Freiwillig und ab Werk ausgeschaltet: Fragen in normaler Sprache stellen und Dokumente auslesen lassen.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.