Funktionen
Alles, was im Büro eines Planungsbüros anfällt
Projekte und Projektzeiten, Nachkalkulation, Abrechnung, Personal, Azubis, Arbeitsschutz und Belege – in einer App. Starten Sie mit der Basis und schalten Sie Module dazu, wann immer Sie möchten.
Die Basis mit Personal, Urlaub, Projekten und Nachkalkulation ist in jeder Lizenz enthalten.
📐 Basis
Projekte & Projektzeiten
Projekte mit Auftraggeber, Team und Leistungsphasen. Ihre Mitarbeiter buchen ihre Stunden per Projektuhr oder Tageszettel direkt aufs Projekt.
- HOAI-Leistungsphasen als Vorlage – oder Pauschale und Aufwand
- Stundensätze je Stufe, Mitarbeiter oder Projekt
- Abgleich mit der Anwesenheit
📊 Basis
Nachkalkulation & Auslastung
Je Projekt und Leistungsphase: Stunden, Kosten, Leistungswert und Ergebnis – und wie ausgelastet Ihr Team ist.
- Warnung, wenn die Stunden dem Leistungsstand davonlaufen
- Kostensatz aus Gehalt und Gemeinkosten
- € je Stunde und Auslastung je Mitarbeiter
🧮 Auf Anfrage
Abrechnung & E-Rechnung
Aus dem Projekt direkt abrechnen: Stunden, Abschlag nach Leistungsstand oder Schlussrechnung – mit Stundennachweis und E-Rechnung.
- Abschläge je Leistungsphase
- Schlussrechnung zieht Abschläge ab
- XRechnung für öffentliche Auftraggeber
🗂️ Basis
Personal, Urlaub & Dienstplan
Die digitale Personalakte mit Urlaubsplaner, Anträgen, Fristen, Vertragsänderung und Zeugnisgenerator.
- Personalakte mit Dokumenten und Historie
- Neu: Ihr Team auf Ihrer Webseite – nur mit Einwilligung, digital oder auf Papier
- Urlaubsplaner mit Mindestbesetzung
- Zeugnisse mit Aufgaben aus dem Planungsbüro
⏱️ Modul
Zeiterfassung
Kommen und Gehen am eigenen Handy mit Face ID – die Projektuhr stempelt auf Wunsch gleich mit.
- Pausen nach Arbeitszeitgesetz
- Stundenkonto und Monatsnachweis
- Stempelwege frei wählbar: Handy, Büro-Tablet, NFC-Sticker oder RFID-Karte
- Monatsmeldung ans Lohnbüro
🎓 Modul
Ausbildung
Berichtsheft am Handy, abzeichnen mit einem Klick – für Technische Systemplaner, Bauzeichner und Technische Produktdesigner.
- Lehrpläne je Ausbildungsberuf
- Berufsschultage im Urlaubsplaner
- Zwischen- und Abschlussprüfung im Blick
🦺 Modul
Arbeitsschutz
Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilung fürs Büro – und für Baustellenbegehungen und Dienstfahrten.
- Unterweisungsmatrix mit Fälligkeiten
- Bildschirmarbeit und Angebotsvorsorge
- Ersthelfer und Brandschutzhelfer im Blick
🙋 Modul
Bewerbermanagement
Eigenes Bewerberportal mit QR-Code, alle Bewerbungen an einem Ort, mit einem Klick in die Personalakte.
- Stellen für Ingenieure, Zeichner, Azubis und Werkstudenten
- Fähigkeiten passend zum Planungsbüro
- Aufrufe und Abbrüche je Kanal – anonym
- Einladung, Zusage, Absage als fertige E-Mail
🧾 Modul
Belege, Verträge & Lohnarchiv
Belege an DATEV, E-Rechnungen, Kontoabgleich, Verträge mit Fristen und Lohnunterlagen am richtigen Mitarbeiter.
- Handy-Scan und eigene Beleg-Adresse
- Software-Lizenzen, Berufshaftpflicht, Miete mit Kündigungsfristen
- Lohnabrechnungen automatisch zugeordnet
🏅 Modul
Qualifikationen & Weiterbildung
Die Qualifikationsmatrix zeigt, wer was kann – und erinnert an ablaufende Nachweise.
- Vorschläge fürs Planungsbüro, eigene ergänzbar
- Nachweise mit Ablaufdatum
- Weiterbildungen mit Zertifikat
Zusatzmodule
Noch mehr Unterstützung
✨ Modul
KI-Assistent
Optional: Dokumente auslesen und Fragen in normaler Sprache stellen.
- „Wer hat nächste Woche Urlaub?“ – Antwort nur mit Daten, die Sie sehen dürfen
- Verträge und Scans automatisch auslesen und zuordnen
- Freiwillig und ab Werk aus: HeadOffice-KI mit Sitz in Deutschland oder Ihre eigene KI – erst nach Ihrer Zustimmung
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie HeadOffice 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten – oder schauen Sie sich sofort unser Beispielbüro an. Unverbindlich, die Testphase endet automatisch.