Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Betriebe jetzt tun müssen

Was ändert sich zum 1.1.2027?

Arbeitgeber führen für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen (§ 28f SGB IV). Was hineingehört, regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Seit 2022 sind diese Unterlagen grundsätzlich elektronisch zu führen – bis Ende 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag davon befreien lassen. Diese Möglichkeit entfällt: Ab 2027 gilt die Pflicht für alle, unabhängig von der Betriebsgröße, auch für reine Minijob-Arbeitgeber. Bereits erteilte Befreiungen verlieren ihre Wirkung.

Welche Unterlagen gehören dazu?

Neben den Abrechnungsdaten selbst vor allem die Nachweise, die bei Ihnen im Betrieb ankommen – je nach Art der Beschäftigung:

• Arbeitsvertrag bzw. Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz – für alle
• Aufenthaltstitel bzw. Arbeitserlaubnis – bei Mitarbeitenden von außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht – beim Minijob, wenn die Befreiung gewählt wurde
• Erklärung zu weiteren Beschäftigungen – bei Minijob, Aushilfe und kurzfristiger Beschäftigung
• Immatrikulationsbescheinigung – bei Werkstudenten, je Semester
• Nachweis der Elterneigenschaft und Kinderzahl – für den Beitrag zur Pflegeversicherung
• Nachweis der privaten Krankenversicherung – bei privat Versicherten
• dazu Bescheinigungen wie Mitteilungen der Krankenkasse oder Bescheinigungen zu Pflegezeit und Pflegeunterstützungsgeld

Macht das nicht der Steuerberater?

Teilweise. Wenn Ihr Steuerbüro die Löhne abrechnet, kommen Abrechnungen und Meldungen aus dessen geprüftem Lohnprogramm. Die Verantwortung für die Entgeltunterlagen bleibt aber beim Arbeitgeber. Die Nachweise, die bei Ihnen auf Papier eingehen – der unterschriebene Vertrag, die Geburtsurkunde für den Kinder-Nachweis, die Studienbescheinigung –, müssen Sie selbst digital ablegen und dem richtigen Mitarbeiter zuordnen. Genau hier liegen in der Praxis die meisten Lücken.

So sind Sie mit HeadOffice vorbereitet

• Checkliste je Mitarbeiter: HeadOffice erkennt aus Beschäftigungsart, Staatsangehörigkeit, Kindern und Krankenversicherung, welche Nachweise nötig sind – und zeigt, was noch fehlt.
• Ein Klick zum Ablegen: fehlenden Nachweis direkt in der Personalakte hochladen, Fotos werden automatisch zum PDF.
• Lohnunterlagen vom Steuerbüro landen automatisch beim richtigen Mitarbeiter – per E-Mail oder Scanner-Ordner.
• Export für die Betriebsprüfung: ein ZIP je Kalenderjahr, je Mitarbeiter ein Ordner mit Lohnunterlagen, Nachweisen und Bescheinigungen, dazu ein Inhaltsverzeichnis.
• Aufbewahrungsfristen werden überwacht, Änderungen protokolliert.

Häufige Fragen

Muss ich alte Papierakten einscannen?

Die Pflicht betrifft die Entgeltunterlagen, die Sie ab 2027 führen. Für Beschäftigte, die über den Jahreswechsel bei Ihnen arbeiten, ist es sinnvoll, die laufend benötigten Nachweise – etwa Vertrag, Aufenthaltstitel oder Kinder-Nachweis – jetzt einmal digital abzulegen. Klären Sie den Umfang im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Reicht ein Ordner auf dem Computer?

Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. Die Unterlagen müssen aber vollständig, je Mitarbeiter und Kalenderjahr getrennt, geordnet und schnell auffindbar sein – das ist mit losen Ordnern mühsam und fehleranfällig, besonders wenn mehrere Personen ablegen.

Gilt das auch, wenn ich nur Minijobber beschäftige?

Ja. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, auch für reine Minijob-Arbeitgeber. Ausgenommen sind nur Beschäftigte in Privathaushalten.

Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?

Sozialversicherungsrechtlich bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung. Für steuerlich relevante Unterlagen wie das Lohnkonto gelten die steuerlichen Fristen – maßgeblich ist jeweils die längere.

Quellen

• § 8 Beitragsverfahrensverordnung – Entgeltunterlagen
• § 28f SGB IV – Aufzeichnungspflicht
• Ecovis: Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027
• Haufe Akademie: Elektronische Entgeltunterlagen

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Unterlagen Ihr Steuerbüro vorhält und welche bei Ihnen liegen müssen, klären Sie am besten direkt mit Ihrem Steuerberater.